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第6部分(第3页)

依据管理学中帕金森定律及8020法则,秘书的日常工作均为“琐碎的多数”,而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作,悉数是非决策性的工作,而是服务性工作。服务的重点在于效率,所以能够将日常“琐碎的多数”工作,处理得更有效率,就是所有秘书一致的目标。

什么是效率?效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快,但很正确、很从容。

效率如何达成呢?效率的实现在于充分的准备及妥善的安排,有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作,用嘴、用手的频率,比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高,实际工作效率降低的状况。

最高工作效率的表现,其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓C型经验:信心+约定+控制(Confidence+mitment+Control)。C型经验可以让你超越自我,达到前所未有的高峰。

C型经验里的感觉:

超越性:你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。

不费劲:你在做什么事的时候都感到舒适安稳,即使不费劲也能办得好。

肯定:你很乐观,很有信心;你喜欢自己,也喜欢目前所从事的一切。

自然:你觉得在你的思想和行为之间,有自然的脉络可寻。

注意力集中:你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作,而且与周围的人打成一片。

有劲:你觉得体力极为充沛,生命力无比旺盛。秘书的时间管理,其困难之处在于自主的时间不多;不易控制的非自主时间,往往主宰了“重要的少数”。所以,建立正确的时间观念,以及培养跨越时间陷阱的技能,往往就靠主管与秘书的默契配合。

秘书的时间管理,其实可以分为四类:计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧,必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时,秘书可以争取时效的要点:

电话处理

将手边各类电话号码簿合并。

常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。

运用多功能的电话系统。

集中回复电话,并排出先后顺序。

电话机旁永远有纸笔及留言条。

在饭前或下班前复电,避免以题外话做开场白。

文书、信函、档案整理

运用一天中最清醒的时间撰稿,集中回复来函,一次完成。

运用特定、固定格式处理例行性文书函件,避免冗长不必要的客套话。

尽量用电话解决问题而不诉诸文字。

过期、不用的文件及时销毁,不重复处理同一文件。

档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正,加入最新资料。

使用适当的文具档案设备。

会议

尽量不开会,用电话解决问题。

减少参与会议的人数,缩短会议的时间。

会议应有清晰的目标。

◇欢◇迎◇访◇问◇虹◇桥◇书◇吧◇

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