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第2部分（第2页）

这一点对对方来说也是一样。有的时候，可能需要你去帮忙做一件事情，这样一来，对对方也是一种帮助。这对双方都有利。

关于每周例行会议的召开日期和时间，我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成，周五上午你一定会担心这件事，对于例行会议，就会变得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚时分必须做好周末上班的准备，或是调整下周的日程，也可能对例行会议心不在焉。

在这里，重要的是建立一种体制，即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议，并互相了解一下对方的日程安排，必要的时候，能够互相帮助。只要能做到这一点，你的一张A4纸〃日程管理表单〃就会如虎添翼，会变得更加完美。

时间损耗划分表单

从一张A4纸看出时间损耗

人或多或少都会有口头禅，如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人，口头禅会是〃累了〃、〃好疲惫〃；如果是器量狭小的人，口头禅会是〃好担心啊〃、〃好不安啊〃、〃不会有事吧〃等等。说到商务人士用的最多的口头禅，应该会是〃太忙了〃、〃好难〃吧。

某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着〃太忙了〃〃好难〃，总是把这种牢骚挂在嘴边。

虹←桥←书←吧←。←

第9节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（4）

〃今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。〃

〃我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件……〃

但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。

这到底是怎么回事呢，其实我们只要将这些事情归纳成一个〃时间损耗划分表单〃，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。

接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。

①　本不应该插进来的事情

②　本可以汇总的事情

③　本可以委托他人做的事情

④　本可以通过与人商量简化的事情

我按顺序来说明一下吧。

①中的〃本不应该插进来的事情〃，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句〃能不能日后再详谈〃，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。

②中的〃本可以汇总的事情〃，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。

③中的〃本可以委托他人做的事情〃，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。

◇。◇欢◇迎访◇问◇

第10节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（5）

④中的〃本可以通过与人商量简化的事情〃，是指通过与人商量，来省掉等待或行路等时间，从而缩短浪费的时间。

总之，如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到，并分析其属于这四种情况中的哪一种，然后记录到一张A4纸上，今后再遇到类似的情况时，就可以将其作为一种参考，应对方法自然也就明了了。

时间损耗划分表单

本不应该插进来的事情　本可以汇总的事情

与朋友的午餐

不速之客的应对

2小时

1小时

邮件的查看

书面申请的批准

电话

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